Indywidualne usługi automatyzacji PointVAL
Łączymy systemy, dokumenty, płatności i decyzje w jeden mierzalny proces oparty na systemach, które już macie. Technologia obsługuje rutynę. Ludzie rozstrzygają wyjątki. Firma odzyskuje czas.
PointVAL to usługa automatyzacji. Nie wymaga wdrożenia PointERP. PointERP jest osobnym systemem biznesowym i naszym sprawdzonym zapleczem technologicznym.
Usługa PointVAL
Projektujemy, wdrażamy i rozwijamy automatyzację konkretnego procesu w środowisku klienta. Łączymy obecne systemy, uzupełniamy je o brakujące funkcje i wykorzystujemy sprawdzone mechanizmy PointERP tam, gdzie przynosi to mierzalną korzyść.
Dokumenty zakupowe
Od wpływu do danych dla księgowości
Łączymy faktury z KSeF i PDF z kartotekami kontrahentów i produktów w ERP. Kontrolujemy duplikaty, zachowujemy dokument źródłowy i przygotowujemy dane do dalszego obiegu lub importu do księgowości.
Płatności i rozliczenia
Od operacji do rozliczenia dokumentu
Pobieramy operacje bankowe, Revolut Business, Stripe i PayU. System rozpoznaje kontrahenta, proponuje dokumenty do rozliczenia i uczy się z potwierdzonych wskazań; wyjątki pozostawia operatorowi.
Wydatki i akceptacje
Od potrzeby do faktury kosztowej
Łączymy zapotrzebowanie, akceptację, zamówienie, dostawę i fakturę kosztową. Odpowiedzialność i brakujący etap pozostają widoczne w całym procesie.
Sprzedaż i realizacja zamówień
Od leada do płatności
Łączymy lead, ofertę, zamówienia, dostawę, sprzedaż i płatność. Historia i status realizacji pozostają widoczne z dokładnością do każdej pozycji, a dane są gotowe do przekazania księgowości.
Znajome
Te same dane są przepisywane z dokumentu do ERP, systemu księgowego i arkusza
Faktura idzie od wpływu do zaksięgowania dwa tygodnie i przechodzi przez cztery ręce
Przelew zawiera szczątkowe dane, więc ktoś ręcznie szuka kontrahenta i dokumentu do rozliczenia
Status pozycji zamówienia trzeba odtwarzać z wiadomości, arkuszy i kilku systemów
Ten sam kontrahent istnieje w czterech kartotekach, w czterech wersjach
Kiedy jedna osoba idzie na urlop, domknięcie spraw przesuwa się o tydzień
Każdy z tych problemów da się przeliczyć na godziny i złotówki. Prawie nigdy nikt tego nie zrobił – więc decyzja, czy warto to zmieniać, zapada dziś bez danych.
Dobre dopasowanie
Nie kwalifikujemy projektu wielkością firmy. Szukamy procesu, w którym powtarzalny wolumen, ręczne przekazywanie danych i wyjątki dają się zmierzyć.
Dane przechodzą przez kilka miejsc
Dokument, e-mail, arkusz, ERP, bank lub system księgowy – a ktoś musi przenosić dane pomiędzy nimi.
Rutyna powtarza się, wyjątki blokują
Technologia może obsłużyć standardowe przypadki. Do człowieka powinny trafiać sytuacje wymagające decyzji.
Proces zależy od jednej osoby
Status sprawy i następny krok są zapisane w jej pamięci, wiadomościach albo prywatnych notatkach.
Wynik można policzyć
Mierzymy wolumen, czas pracy, liczbę i rodzaje błędów oraz opóźnienia – przed zmianą i po niej.
Po Waszej stronie
Potrzebujemy właściciela procesu, dostępu do reprezentatywnych danych i możliwości obserwacji rzeczywistej pracy. Nie wymagamy gotowej dokumentacji – zaczynamy od tego, jak proces faktycznie przebiega.
Wspólny punkt startu
Zaczynamy od konkretnego procesu, jego właściciela i miernika biznesowego. Dopiero do tak zdefiniowanego problemu dobieramy technologię.
Rzeczywisty proces klienta
Ta sama osoba, pracująca zdalnie, obsługuje zagraniczne faktury kosztowe oraz wyciągi bankowe. Automatyzacja skróciła ich miesięczną obsługę z około 11–12 godzin do 1,5 godziny.
11–12
godz. ręcznej pracy w typowym miesiącu
1,5
godz. pracy miesięcznie po automatyzacji obu procesów
86–88%
mniej czasu na pracę powtarzalną
To ostrożne wyliczenie dla typowego miesięcznego wolumenu i czasów obsługi. Rocznie daje 114–126 godzin, czyli około trzech tygodni pracy odzyskanych na jednym stanowisku. Nie doliczamy korzyści z mniejszej liczby błędów i krótszego wyjaśniania wyjątków.
Faktury zagraniczne PDF
Ręczne wprowadzenie faktury wraz z kartoteką kontrahenta, mapowaniem pozycji, kontrolą dat, kursem NBP i przeliczeniem waluty zajmuje wprawnemu operatorowi około trzech minut. Model językowy odczytuje typową dwustronicową fakturę w 2–3 sekundy. System mapuje kontrahenta i pozycje, stosuje reguły kontroli, a operator zatwierdza wynik. Cały proces zajmuje około 30 sekund na dokument.
Wyciągi bankowe i rozrachunki
Po imporcie wyciągu system rozpoznaje kontrahenta i podpowiada dokumenty do rozliczenia. W sytuacji niepewnej decyzję podejmuje operator. System zapamiętuje potwierdzony wybór, dzięki czemu kolejna podobna płatność może zostać dopasowana automatycznie. Dane są przygotowane w formacie dostosowanym do systemu finansowo-księgowego klienta lub jego biura rachunkowego.
Strumień uporządkowanych danych
Zarząd widzi stan procesu bez dodatkowego raportowania.
Pracownik może działać zdalnie, a w systemie pozostaje aktualny stan dokumentów, płatności, rozliczeń i wyjątków. Proces nie zależy od prywatnych plików ani wiedzy jednej osoby. Informacja zarządcza powstaje podczas codziennej pracy.
Pętla doskonalenia
Uruchomienie automatyzacji rozpoczyna kolejny pomiar.
Pozostajemy przy procesie. Razem z klientem obserwujemy wyjątki, powtarzalne decyzje i miejsca, które nadal zabierają czas. Kolejne funkcje projektujemy na podstawie rzeczywistej pracy i danych, a ich efekt ponownie mierzymy.
Zdolność stanowiska do wzrostu
Dla stanowiska istotnie obciążonego podobnymi czynnościami bardzo ostrożny potencjał 300–500 godzin odzyskanych rocznie oznacza uwolnienie 15–25% jednego etatu.
Odzyskany czas pracownik przeznacza na raporty i analizy dla zarządu, obsługę klientów oraz wyjątki wymagające jego wiedzy, kompetencji i odpowiedzialności.
Jak pracujemy
Nie zaczynamy od transformacji całej firmy. Projektujemy i uruchamiamy jeden zmierzony proces, a po każdym etapie osobno decydujecie, czy wynik uzasadnia dalsze prace.
Pomiar i projekt
2–4 tygodnieZapisujemy czas i koszt procesu, liczbę i rodzaje błędów oraz wyjątki. Na tej podstawie projektujemy pierwszy zakres automatyzacji i sposób pomiaru wyniku.
Pierwszy proces
6–12 tygodniJeden proces zautomatyzowany i uruchomiony produkcyjnie, z progiem poprawy zapisanym w umowie. Przez pierwszy okres pracuje równolegle ze starym trybem – nie musicie nam wierzyć, porównacie sami.
Połączenie z systemami
3–6 miesięcyDopiero gdy pierwszy proces się obronił: integracje, dane referencyjne, walidacja u źródła i zapis zdarzeń. Kolejne procesy korzystają z tego samego fundamentu.
Kolejne procesy
–Po uruchomieniu analizujemy dane, wyjątki i powtarzalne decyzje. Kolejne usprawnienia projektujemy tylko tam, gdzie wynik uzasadnia dalsze prace – i nie zaczynamy za każdym razem od zera.
Gwarancja
Na koniec pomiaru podpisujemy wspólnie stan wyjściowy: konkretną metrykę, konkretną definicję, konkretną liczbę. Przy wdrożeniu pierwszego procesu zapisujemy w umowie próg jej poprawy, mierzony tą samą metodą przed i po.
Jeśli progu nie osiągniemy, dopracowujemy bez dodatkowej opłaty – w zakresie i na zasadach zapisanych w umowie. Możemy tak postawić sprawę tylko dlatego, że mierzymy od pierwszego dnia.
Gwarancja obejmuje pierwszy proces i obowiązuje przy spełnieniu warunków po Waszej stronie, wymienionych w umowie: dostęp do danych, wskazana osoba odpowiedzialna za proces, brak zmiany zakresu w trakcie.
Bez stanu wyjściowego nie ma czego gwarantować
Większość projektów tego typu rozjeżdża się nie dlatego, że technologia zawiodła, tylko dlatego, że nikt nie zapisał, jak było przed. Potem nie da się udowodnić poprawy ani zauważyć w porę, że jej nie ma.
Dlatego pomiar jest osobnym produktem, a nie darmowym wstępem do sprzedaży.
Od czego zaczynamy
Pomiar procesu
Kiedy wiecie, że coś kosztuje za dużo Waszego czasu, ale nie wiecie ile ani gdzie.
W ciągu dwóch do czterech tygodni mierzymy czas, koszt, błędy i wyjątki w jednym procesie. Po Waszej stronie wymaga to kilku rozmów.
Otrzymujecie mapę procesu z liczbami, podpisany stan wyjściowy oraz uszeregowaną listę trzech do pięciu automatyzacji z wyceną i szacowanym zwrotem. Koszt pomiaru odliczamy od dalszych prac; dokument pozostaje u Was niezależnie od decyzji.
Analiza przedwdrożeniowa
Kiedy już wiecie, co ma powstać, i pytanie brzmi „jak i za ile”.
Opisujemy proces obecny i docelowy, mierniki, wariant integracji i rozwiązanie rezerwowe, zakres pierwszej wersji, kluczowe makiety oraz architekturę i bezpieczeństwo.
Rezultatem jest harmonogram, kosztorys i rejestr ryzyk wystarczająco konkretne do podjęcia decyzji budżetowej.
Zaczynamy od krótkiej rozmowy kwalifikacyjnej. Wystarczy opis procesu, jego skali i używanych systemów; na tej podstawie przygotowujemy ofertę płatnej analizy.
Nie musicie wiedzieć, od czego zacząć.
W 20 minut określimy, czy lepszym pierwszym krokiem będzie pomiar procesu, czy analiza przedwdrożeniowa.
Porozmawiajmy o jednym procesie →
Bezpłatna rozmowa online, 20 minut. Wybierz dogodny termin.
Gdzie kończy się model
Model językowy potrafi odczytać nieustrukturyzowany dokument i uporządkować jego dane. Dopasowania wspierają reguły, rejestry publiczne i wcześniejsze potwierdzenia, a przypadki niepewne trafiają do operatora. Skutki finansowe pozostają pod kontrolą jawnych, testowalnych reguł. Ta granica przebiega w naszych rozwiązaniach w konkretnych miejscach:
Każdą automatyczną decyzję wywołującą skutek finansowy można wyjaśnić i odtworzyć. Przy kontroli nie wystarczy odpowiedź, że tak zdecydował model.
PointERP - osobny system biznesowy
PointERP może zostać wdrożony jako pełny system biznesowy. W automatyzacjach PointVAL wykorzystujemy również jego wybrane, sprawdzone produkcyjnie mechanizmy - bez konieczności wdrażania całego systemu.
PointERP pokazuje, że potrafimy połączyć cały obieg – od leada, przez ofertę, zamówienie klienta i zamówienie do dostawcy, po dokument sprzedaży i płatność. System zachowuje historię procesu, śledzi status realizacji z dokładnością do każdej pozycji zamówienia oraz przygotowuje dane do importu do systemu finansowo-księgowego używanego przez klienta.
W rozwiązaniu dla klienta indywidualny jest proces i sposób integracji. Fundament technologiczny pozostaje sprawdzony.
2012
Od tego roku produkcyjnie rozwijamy fundament dzisiejszego PointERP. Znamy jego architekturę, reguły i zależności, bo sami za nie odpowiadamy.
Dzięki własnej technologii możemy szybko wdrażać usprawnienia i nowe funkcje wynikające z pracy klienta – bez czekania na plan zewnętrznego producenta, wymiany działającego systemu ani utraty wiedzy gromadzonej przez lata.
Kto za tym stoi
PointVAL to marka COMTRONIC Sp. z o.o.. Systemy do obsługi przedsiębiorstwa wdrażamy od 1991 roku i przeszliśmy z klientami przez każdą zmianę przepisów, jaka dotknęła polskie firmy.
Zacznijmy od jednego procesu
Podczas rozmowy ustalimy, gdzie powstaje praca ręczna, jaka jest skala procesu i z jakimi systemami się łączy. Powiemy, czy widzimy podstawę do pomiaru i automatyzacji oraz jaki powinien być następny krok. Bez prezentacji systemu i bez zobowiązań.
Porozmawiajmy o jednym procesie →
Bezpłatna rozmowa online, 20 minut. Wybierz dogodny termin.
Wolisz najpierw napisać? office@pointval.com