PointERP

Od leada do płatności – jeden spójny proces

PointERP łączy kampanię marketingową, lead, projekt, ofertę, zamówienie klienta, zakup u dostawcy, dostawę, dokument sprzedaży i płatność. Zachowuje historię całego procesu oraz status realizacji z dokładnością do każdej pozycji zamówienia.

PointERP jest gotowym systemem biznesowym oferowanym klientom. Jego sprawdzone produkcyjnie mechanizmy wykorzystujemy również w indywidualnych automatyzacjach PointVAL - bez konieczności wdrożenia całego systemu.

Ten sam proces, trzy perspektywy

Każda rola widzi to, czego potrzebuje do działania

Zarząd

Status realizacji i bieżące rozrachunki są aktualne natychmiast po wprowadzeniu dokumentu handlowego lub płatności. Wyjątki wymagające decyzji widać bez czekania na zamknięcie miesiąca albo osobny raport.

Operacje

Listy dokumentów pokazują etap realizacji i aktualny stan zapłaty. Z dokładnością do pozycji widać, co jest dostępne lub zarezerwowane w magazynie, na co czekamy i od którego dostawcy oraz co dostarczono i zafakturowano. Przy dokumencie handlowym od razu widać, czy pozostaje niezapłacony, częściowo zapłacony, czy rozliczony.

IT

Wspólna warstwa danych, integracje API i plikowe, historia operacji oraz separacja rekordów egzekwowana przez mechanizmy bazodanowe tworzą jeden fundament zamiast kolejnych punktowych narzędzi.

Ścieżka sprzedaży i zakupu

Dokument nie kończy pracy. Uruchamia kolejny etap

Z oferty powstaje zamówienie klienta, a z niego kolejne dokumenty potrzebne do realizacji. Pozycje, warunki handlowe i powiązania nie są za każdym razem przepisywane od początku.

Kampania marketingowa
01

Źródło działań i wyników, z którym można później powiązać projekty, oferty i sprzedaż.
Lead i projekt
02

Kontakty, zdarzenia, zadania, terminy, osoby odpowiedzialne i cała historia prowadzonej sprawy.
Oferta
03

Produkty, komplety, dostawcy, ceny, marże i indywidualne warunki handlowe klienta.

Punkt rozdziału

Zamówienie klienta

Każda pozycja zachowuje związek z ofertą i otrzymuje własną ścieżkę realizacji. System sprawdza, co można wydać z magazynu, a co trzeba kupić u dostawcy.

Towar dostępny

Rezerwacja dla zamówienia

Produkty dostępne w magazynie są od razu rezerwowane dla właściwego zamówienia klienta.

Towaru brakuje

Pełna ścieżka zakupowa

Braki z zamówień klientów są łączone w zapotrzebowanie w ilości niezbędnej do ich realizacji. Na tej podstawie powstają zamówienia do dostawców, a przyjęta dostawa wraca do właściwych pozycji zamówień.

Wydanie i dostawa

Realizacja z magazynu pozostaje powiązana z pozycją zamówienia.

Dokument sprzedaży

Powstaje jako dokument następny, bez ponownego wprowadzania pozycji.

Płatność i rozliczenie

Wpłata zostaje połączona z kontrahentem i dokumentami, które rozlicza.

W każdym momencie widać nie tylko status całego zamówienia, lecz także stan jego poszczególnych pozycji i przebieg powiązanej ścieżki zakupowej.

Sterowanie procesem

System pokazuje nie tylko, co zrobiono. Pokazuje, czego brakuje do następnego kroku

Użytkownik nie musi otwierać wszystkich dokumentów ani odtwarzać stanu sprawy z wiadomości. Listy i statusy kierują uwagę na procesy zatrzymane, niekompletne albo wymagające odpowiedzialnej decyzji.

Brakujący następny krok

Listy robocze wydzielają zamówienia bez dostawy, dostawy bez faktury, dokumenty niekompletne, przeterminowane i wymagające decyzji.

Status każdej pozycji

Status całego zamówienia nie ukrywa problemu. Dla każdej pozycji widać rezerwację, zakup, dostawę, wydanie i realizację.

Odpowiedzialność i historia

Dokument zachowuje autora, daty, osobę odpowiedzialną oraz relacje z wcześniejszymi i następnymi etapami procesu.

Informacja dla klienta

Ograniczony panel może pokazać klientowi jego oferty, zamówienia, dostawy, faktury i rozliczenia bez angażowania pracownika w każde pytanie o status.

Zakres operacyjny PointERP

Cztery obszary połączone w jednym obiegu

Wszystkie opisane mechanizmy działają produkcyjnie. Każdy obszar obsługuje konkretny fragment pracy, ale dane, statusy i odpowiedzialność pozostają połączone od pierwszego zdarzenia do rozliczenia.

Sprzedaż i realizacja zamówień

Od kampanii, leada i oferty system prowadzi do zamówienia klienta, rezerwacji dostępnego towaru i zamówień do dostawców. Dostawę, sprzedaż i płatność śledzi z dokładnością do pozycji – bez ponownego przepisywania danych.

Wydatki i akceptacje

Zapotrzebowanie staje się zamówieniem po akceptacji osoby uprawnionej. PointERP łączy decyzję, zamówienie, przyjęcie i fakturę kosztową, zachowując odpowiedzialność oraz wskazując brakujący etap procesu.

Dokumenty zakupowe

PointERP pobiera faktury i korekty z KSeF wraz z oryginalnym XML, a faktury spoza KSeF odczytuje z PDF za pomocą modelu językowego. Łączy kontrahenta i pozycje z kartotekami ERP, kontroluje duplikaty i pozostawia utworzenie dokumentu pod kontrolą operatora.

Płatności i rozrachunki

PointERP obsługuje dowolną liczbę rejestrów płatności i rozliczeń: rachunki bankowe, kasy, kompensaty oraz rejestry PayU, Stripe i innych operatorów, u których znajdują się środki firmy. Rejestry mogą być prowadzone we wszystkich walutach dostępnych w tabeli średnich kursów NBP, a system automatycznie wykonuje przeliczenia zgodnie z regułami księgowymi. Importowane operacje są łączone z kontrahentami i dokumentami, które rozliczają, a niepewne przypadki trafiają do operatora.

Bieżące rozrachunki

Rozrachunki aktualne natychmiast po wprowadzeniu dokumentu i każdej płatności

Dokument handlowy od razu pojawia się w rozrachunkach, a każda zapisana płatność aktualizuje jego stan. Widać kwotę zapłaconą i pozostałą oraz relację do terminu – bez czekania na zamknięcie miesiąca albo roku.

Rozliczenia wiele-do-wielu

Jedna płatność może rozliczyć kilka faktur, a jeden dokument może zostać pokryty wieloma płatnościami, także częściowo.

Stan widoczny na liście

Bez otwierania dokumentu widać, czy jest niezapłacony, częściowo rozliczony, zapłacony, nadpłacony albo przeterminowany.

Płatności bez faktury zakupu

Osobna lista pokazuje przedpłaty, płatności kartą i inne wypłaty, do których firma nie otrzymała jeszcze faktury zakupowej. Od razu wiadomo, jakich dokumentów brakuje i które płatności nadal wymagają rozliczenia.

Rozpoznawanie i wyjątki

System obsługuje rutynę. Człowiek rozstrzyga wyjątki

PointERP wykorzystuje dane dokumentu, numer rachunku, białą listę, charakterystyczne fragmenty tytułu przelewu i wcześniejsze potwierdzenia. Przy pierwszej niepewnej sytuacji pyta operatora i zapamiętuje jego wybór.

Po kilku zgodnych transakcjach może stosować dopasowanie samodzielnie. Zapisane przypisanie można później zmienić.

Model odczytuje

Model językowy porządkuje dane i pozycje z nieustrukturyzowanej faktury PDF. Operator widzi wynik obok oryginału i może go poprawić.

Reguły kontrolują skutek

Limity, salda, duplikaty i skutki finansowe obsługują jawne, powtarzalne zasady. Każdą automatyczną decyzję można odtworzyć.

Bufor chroni proces

Dane z KSeF, PDF, banku i API najpierw trafiają do obszaru kontroli. Można je poprawić, odrzucić albo zatwierdzić, zanim utworzą dokument lub wywołają skutek finansowy.

Kompetencje systemowe

Fundament przygotowany do wieloletniego rozwoju

Relacja, zanim powstanie dokument

Kampanie, leady, projekty, zdarzenia, zadania, kalendarze, korespondencja i załączniki pozostają przy kontrahencie i prowadzonej sprawie.

Jedna tożsamość kontrahenta

Firmy, osoby, adresy i rachunki tworzą wspólną kartotekę dla CRM, sprzedaży, zakupów, dokumentów i płatności. Dane z GUS, białej listy i wcześniejszych decyzji pomagają odnaleźć właściwy rekord zamiast zakładać kolejny.

Spójność od dokumentu do pozycji

Relacyjny model zachowuje powiązania pomiędzy dokumentami i każdą ich pozycją. Historię realizacji można prześledzić bez odtwarzania jej z kilku miejsc.

Produkty, usługi i komplety

Kartoteka łączy specyfikacje, załączniki, ceny zakupu i sprzedaży oraz dostawcę. Pozycje można łączyć w komplety i przenosić do kolejnych dokumentów.

Wielofirmowość w warstwie danych

Wiele organizacji pracuje w jednej aplikacji i na wspólnej, wydajnej bazie – bez uruchamiania osobnej instancji dla każdego klienta. Mechanizmy bazodanowe egzekwują separację rekordów pomiędzy tenantami, a każda firma zachowuje własne rejestry, numerację, kartoteki, uprawnienia oraz konfigurację KSeF i integracji. Lekki klient webowy ogranicza narzut po stronie stanowisk i ułatwia skalowanie środowiska.

Role i ciągłość odpowiedzialności

Uprawnienia do podglądu i edycji wynikają ze stanowiska. Historia przypisań pozostaje w systemie, dzięki czemu następca przejmuje sprawy razem z ich kontekstem.

Konfiguracja zgodna z organizacją

Parametry, listy i reguły można definiować globalnie albo osobno dla firmy, działu, stanowiska i użytkownika. Proces dopasowuje się do odpowiedzialności bez utrzymywania osobnych aplikacji.

Kontrola marży i kredytu – już przy ofercie

Już na etapie oferty – zanim zapisze się i wyjdzie do klienta – system widzi ceny zakupu i pilnuje minimalnej marży oraz limitu kupieckiego klienta. Reguła może informować, ostrzegać albo zablokować operację – na poziomie stanowiska, działu, firmy lub globalnie. Oferta poniżej marży lub ponad kredyt klienta nie opuszcza firmy niezauważona.

Gotowy PointERP bez wielomiesięcznego uruchomienia

Przy typowym wdrożeniu gotowego PointERP sam system stawiamy i konfigurujemy w godziny, a użytkownik dochodzi do samodzielnej pracy zwykle w dwa–trzy dni. To doświadczenie z wdrożeń produktu, nie czas realizacji indywidualnej automatyzacji PointVAL ani gwarancja umowna.

Autorskie technologie

Szybkość pracy została zaprojektowana w systemie

Trzy własne rozwiązania powstały po to, aby użytkownik mniej czasu poświęcał na szukanie, oczekiwanie i powtarzanie tych samych czynności.

System podsuwa rekordy, z którymi użytkownik ostatnio pracował

Zapisane zdarzenie albo wystawiona oferta przenoszą kontrahenta na początek listy. Użytkownik nie szuka klienta, z którym rozmawiał wczoraj.

AOL – Adaptatywne Listy Obiektów

Wynik pojawia się mimo literówki lub niepełnej nazwy

Wyszukiwanie uwzględnia fragmenty i odmiany wyrazów. Ma to znaczenie przy kartotekach zawierających dziesiątki tysięcy pozycji.

FuzzySearch – wyszukiwanie rozmyte

Raport pozostaje narzędziem codziennej pracy

Operacje na dużych zbiorach zwracają wynik w czasie niezauważalnym dla użytkownika, bez oczekiwania na nocne przeliczenie.

RTR – raportowanie w czasie rzeczywistym

Granica odpowiedzialności

Przekazane do księgowości znaczy chronione. Firma może pracować dalej

PointERP nie zamyka całego miesiąca ani roku. Chroni konkretną grupę dokumentów, którą uprawniona osoba wybrała i przekazała do księgowości, pozostawiając bieżącą pracę firmy otwartą.

Kontrola kompletności przed zaksięgowaniem

Przed przekazaniem danych do systemu finansowo-księgowego PointERP wskazuje zapłaty bez faktur zakupu oraz wpłaty klientów, dla których nie wystawiono jeszcze dokumentów sprzedaży. Braki można uzupełnić, zanim dane trafią do zaksięgowania.

Świadome przekazanie

Uprawniona osoba wybiera okres i rodzaje dokumentów. To przekazanie wyznacza granicę odpowiedzialności – nie samo pobranie pliku.

Ochrona bez zamykania okresu

Standardowa edycja przekazanych dokumentów jest zablokowana, ale firma nadal może wprowadzać kolejne dokumenty z tego samego miesiąca.

Kontrolowana poprawa

Osoba z właściwym uprawnieniem może ponownie otworzyć dokument, poprawić go i przekazać jeszcze raz. Każdy taki krok pozostaje świadomy i odtwarzalny.

Jedna uporządkowana paczka

Dane do importu, zestawienia i dokumenty źródłowe

Paczka dla systemu finansowo-księgowego zawiera dane dokumentów i rozliczeń, uporządkowane zestawienia oraz źródłowe pliki XML KSeF i PDF. Można wygenerować ją ponownie bez zmiany przekazanych dokumentów.

Wymiana danych

Nie wymieniamy systemu, który już działa

Dane mogą wejść z pliku, rejestru publicznego albo bezpośrednio przez API. Sposób ich przekazania dalej dopasowujemy do systemu używanego przez klienta.

KSeF: faktury zakupowe i korekty z oryginalnym XML, połączeniem kontrahenta z kartoteką w systemie i mapowaniem pozycji produktowych
Plik PDF: faktury od dostawców spoza KSeF, z odczytem danych i pozycji
CAMT.053 i MT940: wyciągi bankowe w uzgodnionych formatach
iPKO / PKO BP: historia operacji w XML dla kont bez wyciągu bankowego
Revolut Business: operacje pobierane przez API, także z kieszeni walutowych
Stripe i PayU: wpłaty i operacje pobierane bezpośrednio przez API

Granica automatyzacji

Integracja nie odbiera kontroli

Import uruchamia użytkownik. API eliminuje plik pośredni, ale nie decyzję o rozpoczęciu pobierania. Dane trafiają do bufora, w którym system sprawdza duplikaty, ciągłość i mapowania, zanim utworzy dokument.

Źródło pozostaje przy wyniku

System zachowuje XML, PDF albo plik bankowy oraz relacje utworzonych dokumentów. Błędny import można cofnąć, poprawić i przeprowadzić ponownie bez ukrywania jego historii.

PointERP i PointVAL

PointVAL jest ofertą usług. PointERP jest osobnym systemem biznesowym

PointVAL obejmuje projektowanie, wdrażanie i rozwój indywidualnych automatyzacji. PointERP może być również przedmiotem wdrożenia, gdy odpowiada potrzebom firmy, ale nie jest warunkiem skorzystania z usług PointVAL.

W ofercie usługowej PointVAL PointERP pełni przede wszystkim rolę dowodu: dostarcza sprawdzony fundament obejmujący importy, walidację, mapowania, uprawnienia, historię i obsługę wyjątków.

Zobacz wynik automatyzacji u klienta →

Sprawdzone w pracy

2012

Od tego roku produkcyjnie rozwijamy fundament dzisiejszego PointERP.

Multitenant

Jedna aplikacja z separacją rekordów egzekwowaną przez mechanizmy bazodanowe.

Online

System działa w przeglądarce – bez instalacji na stanowisku i bez VPN wymaganego do codziennej pracy zdalnej.

Zastosujmy sprawdzone mechanizmy w Waszym procesie

Nie musicie wdrażać całego PointERP. Zaczynamy od procesu, który zabiera najwięcej czasu, i łączymy go z systemami, których już używacie.

Zobacz, jak zaczynamy →

Rozważasz PointERP?

Podczas rozmowy ustalimy, jakie procesy ma obsłużyć system, z czym powinien się integrować i które funkcje warto pokazać na kolejnym spotkaniu.

Porozmawiajmy o PointERP →

Bezpłatna rozmowa online, 20 minut. Wybierz dogodny termin.

Wolisz najpierw napisać? office@pointval.com