PointERP

Warstwa przed księgowością

Firma pracuje na dokumentach w PointERP: przyjmuje faktury, płaci, sprzedaje, prowadzi magazyn i zamówienia. Biuro rachunkowe dostaje na koniec miesiąca gotową paczkę – zamiast pudła z fakturami i pytań, czego brakuje.

System dla firm handlowo-usługowych, rozwijany produkcyjnie od 2012 roku. Pracuje przez przeglądarkę, bez instalowania czegokolwiek.

Płynność

Ile mam pieniędzy – dziś, nie po zamknięciu miesiąca

Rozrachunki aktualizują się w chwili zaksięgowania płatności, nie po zamknięciu okresu. Jedna wpłata może zamknąć kilka faktur, jedna faktura może być spłacana w ratach – bez tabelek prowadzonych obok systemu. Saldo każdego rejestru jest liczone w jego walucie i porównywane z saldem z wyciągu.

Decyzje zapadają codziennie: czy przyjąć to zamówienie, czy dać temu klientowi kolejny towar w kredycie, czy stać nas na ten wydatek. Podejmowane na danych sprzed sześciu tygodni są zgadywaniem.

Dwie rzeczy, których nie widać nigdzie indziej

Ile naprawdę kosztują licencje i abonamenty

System rozpoznaje rodzaj wydatku i przypisuje go do kategorii. Koszty cykliczne rozłażą się po firmie, każdy z osobna jest za mały, żeby ktoś się nim zajął, i nikt nigdy nie widzi ich sumy.

Czego brakuje, zanim zamkniesz miesiąc

Osobna lista wydatków z rachunku, do których nie podpięto jeszcze faktury kosztowej. Gotowa lista zadań, a nie szukanie po fakcie.

Ryzyko

Nie płacisz za cudze błędy ani za własne niedopatrzenie

Rachunek dostawcy w białej liście

Rachunek z wyciągu system sprawdza w białej liście podatników VAT. Jeżeli wskaże firmę, której nie ma w kartotece, zakładasz ją jednym kliknięciem na oficjalnych danych.

Przelew na rachunek spoza wykazu to utrata kosztu podatkowego i odpowiedzialność solidarna za VAT dostawcy. Ta kontrola nie jest wygodą – jest zabezpieczeniem.

Marża i limit kupiecki pod kontrolą

Minimalna marża oferty i zamówienia oraz limit kupiecki kontrahenta działają w jednym z trzech trybów: brak kontroli, ostrzeżenie albo blokada. Próg ustawia się na czterech poziomach – stanowiska, działu, firmy i globalnym.

Sprzedaż poniżej progu i kredytowanie klienta, który już zalega, to dwa najczęstsze sposoby, w jakie firma handlowa traci pieniądze, rosnąc obrotami.

W zapisach nie ma dziury

Saldo otwarcia plus obroty musi dawać saldo zamknięcia, a koniec poprzedniego wyciągu musi się zgadzać z początkiem następnego. Brakujący wyciąg blokuje księgowanie i mówi, którego numeru brakuje. Duplikaty odsiewane są na trzech poziomach.

Oryginalny plik – XML z KSeF albo PDF faktury – zostaje w systemie i trafia do paczki dla biura. To jest to, co pokazuje się kontroli.

Oddziały i spółki

Kilka oddziałów, jedna prawda o kliencie

Limit kupiecki jest wspólny dla całej firmy, więc ten sam odbiorca nie wyczerpie go osobno w każdym oddziale. Handlowiec widzi, że klient ma zaległość gdzie indziej, zanim wyda mu towar.

Dostęp do danych i parametry pracy ustawia się na czterech poziomach: stanowiska, działu, firmy i globalnym. Centrala ustala regułę, której oddział nie obchodzi.

A jeśli spółek jest kilka?

Jedna instalacja obsługuje wiele firm. Każda ma własne rejestry płatności, własną numerację dokumentów, własną kartotekę kontrahentów i własną konfigurację KSeF. Rozdział danych wynika ze struktury organizacyjnej, a nie z pola „firma" wpisywanego na dokumencie – więc nie da się go przypadkiem pominąć.

Właściciel dwóch albo trzech podmiotów płaci dziś zwykle za dwa albo trzy systemy i loguje się osobno do każdego.

Obsługa zamówień

„Na kiedy będzie?" – odpowiada każdy, nie jedna osoba

Status ma nie tylko zamówienie, ale każda jego pozycja – wraz ze stanem ścieżki zakupowej i terminem dostawy zadeklarowanym przez dostawcę. Handlowiec nie musi dzwonić do magazynu ani do zaopatrzenia.

Oferta staje się zamówieniem jednym ruchem, z warunkami handlowymi klienta zastosowanymi automatycznie: termin i sposób płatności, dostawa, upusty, poziom cen. Zmiana kontrahenta przelicza dokument.

Klient może sprawdzić sam. W panelu widzi swoje oferty, zamówienia, dostawy, faktury i rozliczenia – wyłącznie własne dokumenty. Telefon z pytaniem o status przestaje być potrzebny.

Kara umowna za przekroczony termin to jedno. Klient, który odszedł, bo ktoś inny odpowiedział szybciej, kosztuje więcej i nie widać go w żadnym zestawieniu.

Ciągłość

Firma nie zależy od jednej głowy

Uprawnienia nadaje się rolami przypisanymi do stanowisk, osobno dla podglądu i osobno dla edycji. Historia przypisań osób do stanowisk zostaje w systemie, a sprawy klienta przechodzą na następcę razem z całą historią. Klient nie zauważa zmiany opiekuna.

Załączniki, dokumenty i korespondencja siedzą przy sprawie w bazie, a nie w folderze na czyimś komputerze. Wysłanie oferty mailem może samo utworzyć zdarzenie i zapisać w nim treść wiadomości razem z załącznikiem.

Urlop księgowej nie zatrzymuje firmy

Wiedza o tym, co ustalono z klientem, na jakim etapie jest zamówienie i dlaczego ta faktura wygląda inaczej, przestaje być prywatną wiedzą jednej osoby. Zaczyna być zapisana w narzędziu.

Skąd wchodzą dokumenty

Osiem wejść, jedna droga dalej

KSeF: faktury zakupowe i korekty schodzą razem z oryginalnym plikiem XML
Plik PDF: faktura od dostawcy spoza KSeF, z odczytem danych i pozycji
CAMT.053: wyciąg bankowy w standardzie ISO 20022
iPKO / PKO BP: historia operacji w XML, dla kont bez wyciągu bankowego
MT940: dla banków oddających tylko ten format
Revolut Business: operacje pobierane przez API, z kieszeniami walutowymi
Stripe: wpłaty, prowizje, zwroty i wypłaty na rachunek, przez API
PayU: plik CSV

Nic nie dzieje się w tle

Każde pobranie uruchamia człowiek przyciskiem. Nie ma harmonogramów wciągających dokumenty w nocy i nie ma niespodzianek następnego dnia.

Widzisz, zanim zapiszesz

Odczytane dane stoją obok podglądu oryginału. Operator je sprawdza i poprawia, a dokument powstaje dopiero po jego decyzji. Każde wskazanie kontrahenta i przypisanie pozycji zostaje zapamiętane – następnym razem system podpowie sam.

Import da się cofnąć

Jedna akcja odpina utworzone dokumenty od wyciągu, bez ruszania kwot. Wyciąg wraca do stanu roboczego i można go wczytać ponownie.

KSeF w komplecie

Odbiór faktur zakupowych razem z oryginalnym XML, wysyłka faktur i korekt sprzedaży, urzędowe poświadczenie odbioru, numer KSeF i kod QR na wydruku. Osobno warto wymienić korekty przychodzące: system sam odnajduje fakturę pierwotną – po numerze KSeF, a gdy go brak, po numerze faktury i NIP dostawcy – sprawdza sumy w podziale na stawki VAT, a korekta zmieniająca termin płatności aktualizuje też termin na fakturze pierwotnej.

Koniec miesiąca

Jedna paczka zamiast pudła z fakturami

Za wybrany miesiąc powstaje jeden plik ZIP w stałym układzie: faktury zakupu z plikiem importowym do Symfonia FK i dokumentami źródłowymi, faktury sprzedaży z zestawieniami, płatności w formacie MT940 osobno dla każdego rejestru, noty i dokumenty PK.

Plik importowy zawiera gotowe dekrety z celowo pustym kontem kosztowym – wypełnia je biuro zgodnie ze swoim planem kont. Obsługuje transakcje krajowe, odwrotne obciążenie i faktury walutowe z kwotą, walutą i kursem. W pliku MT940 opis operacji niesie rozliczone dokumenty i kontrahenta, więc program księgowy domyka rozrachunek sam.

Im mniej bałaganu, tym niższy rachunek z biura

Biuro rachunkowe wycenia pracę, nie dobre chęci. Za komplet uporządkowanych dokumentów z plikiem importowym płaci się inaczej niż za segregator, który ktoś musi przepisać ręcznie i dopytać o brakujące pozycje.

Waluty są policzone do końca: kurs średni NBP pobierany automatycznie z dnia poprzedzającego operację, kwota w walucie oryginalnej zachowana, VAT ujęty według kraju dostawcy.

Codzienna praca

System pamięta, czego dotykasz

Nie szukasz klienta, z którym rozmawiałeś wczoraj. Listy porządkują się według tego, przy czym ostatnio pracowałeś – zapisane zdarzenie albo wystawiona oferta wynoszą kontrahenta na górę.

Adaptatywne Listy Obiektów

Znajdujesz mimo literówki, innej odmiany albo urwanego fragmentu nazwy. Ma znaczenie przy kartotekach idących w dziesiątki tysięcy pozycji.

Wyszukiwanie rozmyte

Zestawienie na dużym zbiorze wraca od razu, a nie po nocnym przeliczeniu. Raport jest narzędziem pracy, nie wydarzeniem.

Raportowanie w czasie rzeczywistym

To są nasze własne rozwiązania, nie biblioteki dołożone do gotowego szkieletu. Powstały, bo przy setkach dokumentów miesięcznie liczy się każde kliknięcie, którego nie trzeba wykonać.

Granice

To nie jest program księgowy

I celowo nim nie będzie. PointERP nie prowadzi:

ksiąg rachunkowych ani KPiR
dekretacji i planu kont
deklaracji i plików JPK
rozliczeń VAT poza oznaczeniem rodzaju transakcji
kadr i płac

Dla księgowej to zaleta.

Nie próbujemy zastąpić Symfonii, Optimy ani enovy – dostarczamy do nich dane w formie, której nie trzeba przepisywać. Podział odpowiedzialności zostaje czysty: firma odpowiada za obieg dokumentu, biuro za księgowanie.

Liczby

4 h

Tyle łącznie zabrały systemowi awarie przez ostatnie pięć lat. Jedyna dłuższa przerwa była zaplanowana: przeniesienie serwerowni, w weekend, od soboty po południu.

2 h

Uruchomienie i ustawienie parametrów. Bez instalacji, bez serwera do kupienia, bez projektu wdrożeniowego na kwartał.

2–3

Dni nauki pracy z systemem. Tyle zajmuje dojście do samodzielności, nie do pierwszego zalogowania.

Zacznijmy od jednego procesu, nie od wymiany wszystkiego

Nie musisz przenosić całej firmy, żeby sprawdzić, czy to działa. Zaczynamy od tego fragmentu, który kosztuje Cię najwięcej czasu.

Porozmawiajmy →