Proces PointVAL · Wydatki i akceptacje

Koszt zaczyna się od zapotrzebowania, nie od faktury

Łączymy opis potrzeby, decyzję osoby uprawnionej, zamówienie, dostawę i fakturę kosztową. Gdy dokument trafia do księgowości, wiadomo już, kto zgłosił koszt, kto go zatwierdził i czego dotyczył.

Akceptacja przed powstaniem zobowiązania

W PointERP akceptacja kosztu jest konkretną operacją: uprawniona osoba tworzy zamówienie wewnętrzne i zmienia jego status z „Roboczy” na „Bieżący”.

Przebieg procesu

Od potrzeby operacyjnej do faktury z pełnym kontekstem

Faktura nie rozpoczyna procesu i nie musi być pierwszym momentem, w którym firma dowiaduje się o koszcie. Każdy kolejny dokument wynika z wcześniejszej decyzji.

Zapotrzebowanie
01

Pracownik opisuje potrzebę, termin, osobę odpowiedzialną i pozycje kosztu, zanim do firmy trafi faktura.
Akceptacja kosztu
02

Uprawniona osoba tworzy z zapotrzebowania zamówienie wewnętrzne i zmienia jego status z „Roboczy” na „Bieżący”.
Zamówienie do dostawcy
03

Zaakceptowane pozycje przechodzą do zakupu bez ponownego przepisywania opisu, ilości i odpowiedzialności.
Dostawa
04

Przyjęcie powstaje z zamówienia i zachowuje relację do zatwierdzonej potrzeby oraz jej pozycji.
Faktura kosztowa
05

Faktura może powstać jako dokument następny po dostawie, domykając historię od zapotrzebowania do kosztu.
Płatność i rozrachunek
06

W PointERP po wprowadzeniu faktury kosztowej od razu widać, jaka kwota pozostaje do zapłaty i do kiedy. Zapisanie płatności natychmiast aktualizuje kwotę pozostałą oraz status dokumentu: częściowo zapłacony albo rozliczony – bez oczekiwania na zaksięgowanie lub zamknięcie miesiąca.

Czytelny podział odpowiedzialności

Technologia pilnuje ciągłości

Przenoszenie pozycji i powiązań pomiędzy zapotrzebowaniem, zamówieniem wewnętrznym, zakupem, dostawą i fakturą.
Zachowanie osoby odpowiedzialnej, terminów, autorów operacji oraz relacji pomiędzy kolejnymi dokumentami.
Listy dokumentów bez zamówienia, dostaw do wprowadzenia i faktur oczekujących na wprowadzenie.
Połączenie faktury kosztowej, korekty albo zwrotu z wcześniejszym przebiegiem wydatku.

Ludzie podejmują decyzje kosztowe

Opisanie potrzeby i wskazanie osoby odpowiedzialnej, zanim zostanie podjęte zobowiązanie.
Świadoma akceptacja kosztu przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienie.
Wybór dostawcy i warunków zakupu oraz rozstrzygnięcie zmian względem zatwierdzonego zapotrzebowania.
Wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy zamówieniem, dostawą i otrzymaną fakturą.

Kontrola procesu

Na liście widać, gdzie wydatek zatrzymał się w obiegu

Zgoda przed zakupem

Historia pokazuje, kto dopuścił wydatek do realizacji i na podstawie jakiego zapotrzebowania.

Brakujący krok jest widoczny

Listy robocze wskazują wydatki bez zamówienia, dostawy do wprowadzenia i dostawy bez faktury.

Faktura ma kontekst

Dokument kosztowy zachowuje relację do zamówienia, dostawy i pierwotnego uzasadnienia potrzeby.

Korekty nie zrywają historii

Zwroty, korekty faktur, noty i dokumenty PK pozostają częścią tego samego przebiegu.

Dowód produkcyjny w PointERP

Każdy wydatek zachowuje historię od potrzeby do rozliczenia

Produkcyjny proces PointERP prowadzi wydatek przez zapotrzebowanie, akceptację, zamówienie do dostawcy, dostawę, fakturę i rozrachunek. Po wprowadzeniu faktury widać termin oraz kwotę pozostałą do zapłaty. Zapisanie płatności natychmiast aktualizuje tę kwotę i status dokumentu na częściowo zapłacony albo rozliczony – bez oczekiwania na zaksięgowanie lub zamknięcie miesiąca. Dokumenty następne zachowują pozycje, autorów i relacje, więc kontekstu nie trzeba odtwarzać z wiadomości ani osobnych arkuszy.

To sprawdzony mechanizm, który w usłudze PointVAL dopasowujemy do struktury odpowiedzialności i systemów używanych przez klienta.

Pomiar przed i po

Mierzymy nie tylko akceptację, lecz cały czas przejścia kosztu

Szybka decyzja nie wystarczy, jeśli zamówienie, dostawa albo faktura nadal czekają poza procesem. Dlatego mierzymy każdy etap oraz liczbę spraw wymagających wyjaśnienia.

01
Czas od zgłoszenia potrzeby do decyzji osoby uprawnionej.
02
Czas oczekiwania pomiędzy zamówieniem, dostawą i fakturą.
03
Liczbę dokumentów zatrzymanych na każdym etapie oraz przyczynę zatrzymania.
04
Liczbę faktur kosztowych bez wcześniejszego zamówienia lub potwierdzonej dostawy.

Prześledźmy jeden wydatek od potrzeby do faktury

Na pierwszą rozmowę wystarczy przykład typowego kosztu, osoby uczestniczące w decyzji i informacja, gdzie dziś przechowywane są zamówienia, potwierdzenia oraz faktury.

Porozmawiajmy o wydatkach i akceptacjach →

Bezpłatna rozmowa online, 20 minut. Wybierz dogodny termin.