Proces PointVAL · Dokumenty zakupowe

Faktura wpływa. Do człowieka trafia dopiero wyjątek

Łączymy faktury z KSeF i plików PDF z systemem, w którym już pracujecie. Kontrahent trafia do właściwej kartoteki, pozycje do kartotek produktowych, a źródło pozostaje przy dokumencie.

Dane nie kończą jako kolejny plik

Model językowy odczytuje dane z PDF. Reguły kontrolują daty, kontrahenta, kwoty, kurs i duplikaty. Operator widzi dokument źródłowy i zatwierdza wynik.

Przebieg procesu

Od dokumentu źródłowego do danych gotowych do dalszego obiegu

Nie automatyzujemy samego odczytu. Łączymy pozyskanie dokumentu, mapowanie kartotek, kontrolę, decyzję operatora i przekazanie danych do następnego systemu.

Dokument źródłowy
01

Użytkownik pobiera faktury i korekty z KSeF za wskazany zakres albo przekazuje fakturę PDF spoza KSeF.
Odczyt i struktura
02

Dane KSeF pochodzą z XML. Z PDF model językowy odczytuje sprzedawcę, numery, daty, walutę, kwoty i pozycje.
Mapowanie kartotek
03

System wskazuje właściwego kontrahenta i mapuje każdą pozycję dokumentu na kartotekę produktową w ERP.
Kontrole
04

Reguły sprawdzają duplikaty, nabywcę, kontrahenta, daty, kwoty, walutę i właściwy kurs NBP.
Weryfikacja operatora
05

Operator porównuje wynik z dokumentem źródłowym, rozstrzyga wyjątki i dopiero wtedy zatwierdza utworzenie dokumentu.

Czytelny podział odpowiedzialności

Rutynę wykonuje technologia

Pobranie danych z KSeF wraz z oryginalnym XML oraz odczyt danych nagłówka i pozycji z faktury PDF.
Wyszukanie kontrahenta i odpowiednich kartotek produktowych oraz zapamiętanie potwierdzonych przypisań.
Dobranie kursu NBP, zachowanie kwoty i waluty źródłowej oraz uruchomienie kontroli zapisu.
Zachowanie dokumentu źródłowego przy fakturze i przygotowanie go do kontrolowanego przekazania księgowości.

Wyjątki rozstrzyga człowiek

Wybór istniejącego dostawcy, utworzenie nowej kartoteki albo aktualizacja danych, gdy dokument różni się od kartoteki.
Rozstrzygnięcie pozycji, której nie można z dostateczną pewnością połączyć z kartoteką produktową.
Poprawienie, odrzucenie albo zatwierdzenie danych przygotowanych w obszarze kontroli.
Odpowiedzialne zatwierdzenie dokumentu – model przygotowuje dane, ale nie podejmuje decyzji finansowej.

Kontrola procesu

Automatyzacja nie odbiera kontroli nad dokumentem

Bufor przed skutkiem finansowym

Importowane dane można sprawdzić, poprawić albo odrzucić, zanim powstanie dokument handlowy.

Ochrona przed duplikatem

KSeF i reguły zapisu rozpoznają dokument ponownie pobrany lub wcześniej wprowadzony.

Relacja korekty

Korekta z KSeF odnajduje fakturę pierwotną i przechodzi kontrole spójności.

Komplet dla księgowości

Dane do importu, zestawienia i źródłowy XML albo PDF trafiają do uporządkowanego przekazania.

Zmierzony proces klienta

120 faktur: z sześciu godzin do jednej

Ręczne wprowadzenie faktury wraz z mapowaniem kontrahenta i pozycji, kontrolą dat, kursem NBP oraz przeliczeniem waluty zajmowało wprawnemu operatorowi około trzech minut. Po automatyzacji cały proces wraz z zatwierdzeniem trwa około 30 sekund.

To ostrożne wyliczenie dla typowego miesięcznego wolumenu. Nie obejmuje korzyści z mniejszej liczby błędów ani krótszego wyjaśniania wyjątków.

≈3 min

ręczne wprowadzenie jednej faktury

≈30 s

obsługa jednej faktury po automatyzacji

5 h

miesięcznie odzyskanych przy 120 dokumentach

Pomiar przed i po

Najpierw ustalamy, gdzie naprawdę tracimy czas

Punkt odniesienia zapisujemy przed wdrożeniem. Po uruchomieniu mierzymy ten sam proces tą samą metodą, dzięki czemu wynik można obronić liczbami.

01
Liczbę dokumentów według źródła, dostawcy i rodzaju.
02
Czas od wpływu faktury do zatwierdzonego dokumentu.
03
Czas pracy operatora przypadający na jeden dokument.
04
Liczbę i rodzaje ostrzeżeń, poprawek oraz wyjątków.

Zobaczmy, co dzieje się z fakturą od chwili wpływu

Na pierwszej rozmowie wystarczy jeden typ dokumentu, przybliżony miesięczny wolumen i informacja, do jakich systemów dane są dziś przepisywane.

Porozmawiajmy o dokumentach zakupowych →

Bezpłatna rozmowa online, 20 minut. Wybierz dogodny termin.